Ara
  • kemptur.com

Kurumsal Etkinlik Yönetimi


Kurumların ya da markaların iletişim faaliyetlerinin bir parçası olan etkinlikler iletişimsel anlamda bir takım avantajları beraberinde getirmektedir. Bu avanatjları şu şekilde sıralamak mümkündür: - Mesajı hedefe doğrudan iletmeyi sağlamaktadır. - Hedef kitle ile duygusal bağ kurma fırsatı sunmaktadır. - Hedef kitleyi yakında gözlemlemeyi, tanımayı ve dokunmayı sağlamaktadır. -


Hedef kitle hakkında bilgi elde etmek daha kolay hale gelmektedir. - Geleneksel medyada ve sosyal medyada yer almayı kolaylaştırmaktadır. Etkinlikler markaların genel halkla ilişkiler ve reklam politikalarına uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi gereken uygulamalardır. Dolayısıyla etkinlikler, konusunda uzman olan profesyonellerce uygulanması gerekmektedir. Etkinliğin yeri, zamanı, detaylı uygulama listesi, iletişim metodları, hedef kitlelerin doğru analizi stratejik bir etkinlik planlaması açısından büyük önem taşır.

Etkinlik yönetimi, halkla ilişkiler disiplininin 4 adım süreciyle örtüşen araştırma - tasarım - planlama, düzenleme, değerlendirme aşamalarından oluşturularak gerçekleştirilmektedir. Üç ana bacaktan oluşan beş aşamalı süreci şu şekilde özetleyebiliriz:

Araştırma-Tasarım-Planlama (Etkinlik Öncesi) aşamasında, müşterinin beklentileri doğrultusunda etkinliğin amaçları belirlenir. 5W kuralı (Why? Who? When? Where? What?) çerçevesinde etkinliğin nasıl üretileceğine dair Niçin? Kim? Ne Zaman? Nerede? Ne? sorularının cevaplarına bağlı tespitler yapılır. SWOT analizi gerçekleştirilerek etkinliğe dair tüm riskler ve avantajların ölçümü yapılır. Elde edilen tüm veriler doğrultusunda etkinliğin planı ortaya konulur, etkinliğin konseptine uygun tasarımlar hazırlanır ve etkinlik için gereken bütçe belirlenir. Dolayısıyla bir sonraki aşamaya geçmeden önce şu sorulara cevap aramak gerekecektir: (Pira, 2004: 105)

Etkinlik nedir? -

Kim tarafından düzenlenmektedir, neyi hedeflemektedir? -

Kim yönetmektedir? -

Ne zaman gerçekleşecektir? -

Hangi kaynakları kullanacaktır? -

Nerede gerçekleşecektir? -

Hedef kitleleri kimlerdir? -

Etkinlik içindeki aktivitelerin sıralanışı ve zamanlaması nedir? -

Tanıtım desteği organize edilmiş midir? -

Etkinlik nasıl –tüm detayları ile- gerçekleşecektir?


Düzenleme (Etkinlik Sırası) aşamasında, etkinlik öncesi hazırlıkların hedef kitlenin karşısına çıkarıldığı yani etkinliğin gerçekleştirildiği süreçtir. Uygulama aşaması etkinliğin türüne bağlı olarak 24 saatten kısa sürebileceği gibi birkaç gün ve daha fazla da sürebilmektedir. Bu aşamadaki hedef, etkinliğin planlandığı şekilde kusursuzca yerine getirilmesidir. Değerlendirme (Etkinlik Sonrası) aşamasında ise uygulama sonuçları ile planlanan hedefler karşılaştırılarak hedeflere ne kadar ulaşıldığı çeşitli araştırmalarla tespit edilerek etkinliğin değerlendirmesi yapılır.

Etkinlikleri içeriğine bağlı olarak türlere ayrımak mümkündür. Bu türleri şu şekilde sıralayabiliriz: (Getz, 2012:41) -

Kültürel etkinler ve kutlama etkinlikleri -

İş dünyasına bağlı ticari etkinliler -

Spor etkinlikleri -

Sanat ve eğlence dünyası etkinlikleri -

Resmi ve siyasi etkinlikler -

Özel statüdeki etkinlikler

Başarılı bir etkinlik düzenlemenin yolu iyi bir teklif hazırlamaktan geçer. Etkinlik teklifi, yapılması düşünülen bir etkinliğin temel kısmını oluşturur ve sağlam temele dayanması gerekir. Teklif, etkinliğin sahibi olan müşteriyi etkinlikte doğru hedefe götürme amacını taşıyan farklılık yaratacak The Turkish Online Journal of Design, Art and Communication - TOJDAC October 2014 Volume 4 Issue 4 Copyright © The Turkish Online Journal of Design, Art and Communication 58 stratejileri anlatmak için hazırlanmalıdır. Düzgün bir şekilde hazırlanmış bir teklif, yoğun bir araştırma gerektirir. Etkinliği düzenleyecek olan kişi ya da kurum, etkinliği düzenleyeceği müşterisi hakkında ayrıntılı bilgilere sahip olmalıdır. Müşterisi olan kurumun imajı, kimliği, geçmişi, sektör içindeki yeri, rakipleri, daha önceki etkinlikleri, halkla ilişkiler stratejisi gibi bir çok konuda bilgi sahibi olmalıdır. Etkinlik teklifi genel anlamda belirli bir şablondan oluşur ve etkinliğin türüne göre genel şablon doğrultusunda hazırlanır.

Bir etkinlik teklifinde yer alması gereken kısımları genel olarak şu şekilde sıralayabiliriz: (Pira, 2004: 61-100) -

Etkinlik Teklifi Ön Yazısı -

Etkinliğin Çerçevesi -

Etkinliğin Yeri -

Ulaşım -

Konaklama -

Etkinliğin Günlük Programı -

Etkinlik Takvimi -

Etkinlik Bütçesi

#etkinlik #organizasyon #mice #toplantı

62 görüntüleme
  • Instagram Social Icon
  • Facebook Social Icon
  • Twitter Social Icon

Vip Transfer Hizmeti

tursab-dds-13077.png